Подключение к ЕГАИС

ЕГАИС — это система для отслеживания оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции. Она позволяет государству контролировать производство и продажу алкоголя, бороться с подделками. Подключение к системе обязательно для всех, кто торгует алкоголем, в том числе пивом и слабоалкогольными напитками.

Порядок действий и необходимое оборудование для подключения к ЕГАИС — все самое важное смотрите в инструкции.

Программное обеспечение

Для подключения понадобится:

• компьютер с выходом в интернет со скоростью от 256 кбит/с и выше;
• крипто-ключ Рутокен;
• усиленная КЭП (квалифицированная электронная подпись);
• УТМ (универсальный транспортный модуль);
• товароучетная программа для ЕГАИС, которая поддерживает обмен данными с УТМ.

Рутокен

Рутокен для ЕГАИС — это крипто-ключ, необходимый для работы с системой. Приобрести его можно в любой организации, которая лицензирована ФСБ.

Электронная подпись

КЭП для ЕГАИС — квалифицированная электронная подпись, фактически это то, что будет записано на ваш аппаратный крипто‑ключ ЕГАИС. Другими словами, это ваш «пропуск» в систему.

Есть два вида КЭП:

• для руководителя юрлица или ИП;
• для сотрудника с электронной доверенностью.

Для руководителей ООО и ИП электронная подпись выдается в ФНС и у доверенных лиц — аккредитованных УЦ. Список — на сайте Минцифры.

Получить первый сертификат с подписью можно только при личном визите в ФНС. Это необходимо для удостоверения личности руководителя. Продлевать можно будет дистанционно — с помощью действующей ЭП или по биометрическим данным.

Для оформления КЭП потребуются следующие документы:

• паспорт;
• СНИЛС;
• заполненное заявление на выпуск подписи;
• сам крипто-ключ и документацию на него.

Сотрудники организации или ИП могут получить ЭП физического лица у аккредитованных УЦ.

Услуга по оформлению КЭП бесплатна для ИП и ООО, нужно лишь приобрести крипто-ключ. Если у вас несколько торговых точек, для каждой из них нужен отдельный крипто-ключ с электронной подписью.

УТМ

Универсальный транспортный модуль ЕГАИС (УТМ) — это приложение, которое можно скачать из личного кабинета ЕГАИС. Дальше вы устанавливаете его на ваш компьютер, в USB-порт вставляете Рутокен. Чисто технически после этого можно получать и отправлять документы в ЕГАИС. Однако так как у УТМ нет пользовательского интерфейса, нужна еще товароучетная система, которая передает и получает документы через УТМ в ЕГАИС.

Учетная система

Ведите учет в торговле алкоголем по всем требованиям законодательства, чтобы избежать штрафов. В этом поможет МойСклад — облачный сервис с бесплатной поддержкой ЕГАИС для любого количества розничных точек:

• отправляйте данные о продажах, акты списания напрямую в ЕГАИС,
• в один клик принимайте или отклоняйте товарно-транспортные накладные,
• создавайте приемки на основании ТТН.

Когда все эти требования выполнены, можно считать, что вы зарегистрировались в ЕГАИС. Это тот минимум, который позволит фиксировать закупки алкоголя в системе.

Далее — оборудование для ЕГАИС, которое нужно, чтобы вести через систему розничные продажи.

Торговое оборудование

Для продаж алкоголя:

• кассовая программа, совместимая с ЕГАИС, которая поддерживает обмен данными с УТМ;
• сканер двумерных штриховых кодов для ЕГАИС (2D-сканер PDF417);
• фискальный регистратор с функцией печати QR-кодов.

ККМ

Чтобы информация о каждой проданной бутылке поступала в УТМ, кассовое место нужно будет оснастить специальной программой. Требования к ККМ для ЕГАИС можно посмотреть в личном кабинете на сайте egais.ru.

2D‑сканеры

2D‑сканер штрихкода необходим для проверки продукции перед тем, как она попадет на прилавок, а также при продаже. 2D‑сканеры для ЕГАИС можно заменить на терминалы сбора данных со встроенными 2D‑считывателями (ТСД для ЕГАИС).

Фискальный регистратор

Фискальный регистратор с функцией печати QR‑кодов нужен, чтобы фиксировать продажи и формировать код в чеке. Покупатель с помощью смартфона сможет считать с чека информацию о купленном напитке.

Алгоритм подключения к ЕГАИС

Рассмотрим основные этапы.

Купите крипто‑ключ с КЭП

Сделать это можно в УЦ или на сайте разработчика системы — АО «ЦентрИнформ». Для регистрации укажите стандартные данные (тип организации, ИНН, ОГРН) и придумайте логин и пароль.

Согласно 63-ФЗ, для ИП достаточно одного ключа, даже если торговых точек несколько. Организациям нужно покупать крипто-ключ для каждой точки.

Электронную подпись можно купить вместе с ключом. Если у вас уже есть ЭП, проверьте, соответствует ли она требованиям ФНС.

Получите электронный продуктовый сертификат RSA на сайте ЕГАИС

RSA нужен, чтобы передавать данные в безопасном режиме. Чтобы записать его на Рутокен, выполните следующие действия:

1. Введите пин‑код от крипто‑ключа в поле «Введите ПИН код (ГОСТ)». Если его не выдали при покупке крипто‑ключа, введите стандартный.
2. Выберите из списка сертификатов нужный сертификат электронной подписи и кликните по нему.
3. Выберите пункт «Получить ключи доступа», торговую точку и нажмите «Сформировать ключ».
4. Введите пин‑код от RSA. Если пароль не выдали при покупке крипто‑ключа, введите стандартный для Рутокена: 12345678.

Установите транспортный модуль для обмена данными с ЕГАИС

Чтобы передавать данные с учетной системы на сервер ЕГАИС, нужен транспортный модуль.

Скачайте  приложение в личном кабинете ЕГАИС во вкладке «Транспортный модуль». Нажмите «Скачать установщик для транспортного модуля» и затем для запуска установщика — «Выполнить».

После установки УТМ отобразится в правом нижнем углу экрана. Запустить его можно кликом по иконке.

На этом регистрация в ЕГАИС завершена. Далее можно связать УТМ с товароучетной системой и начинать продажи.

Как отчитываться о продажах в ЕГАИС

МойСклад — это товароучетная система, которая позволяет торговать бутылочным пивом и слабоалкогольными напитками в розницу, в том числе отправлять акты списания в ЕГАИС.

• отправляйте данные о продажах, акты списания напрямую в ЕГАИС,
• в один клик принимайте или отклоняйте товарно-транспортные накладные,
• создавайте приемки на основании ТТН,
• контролируйте остатки с уведомлениями, что товар заканчивается,
• создавайте заказы поставщикам на основании статистики продаж или неснижаемого остатка,
• анализируйте торговлю: сервис подскажет, какой товар закупать больше, а от какого лучше отказаться,
• печатайте чеки и ценники.

Работать с ЕГАИС можно бесплатно на всех тарифах. Попробуйте прямо сейчас — персональный менеджер поможет с настройкой.

Как подключить ЕГАИС к МоемуСкладу

Все настройки ЕГАИС находятся в разделе «Юр. лица» (Меню пользователя → Настройки → Юр. лица).

Откройте карточку нужного юрлица. В параметрах вы увидите блок «ЕГАИС».

Здесь необходимо указать идентификатор FSRAR — номер вашей организации в системе, который будет использоваться при взаимодействии ЕГАИС и МоегоСклада. Вы найдете его в панели настроек УТМ.

IP адрес и порт для подключения к УТМ проставляются автоматически. После заполнения нажмите кнопку «Проверить соединение», сохраните данные.

Далее рассмотрим, как добавлять параметры, связанные с ЕГАИС, в интерфейсе МоегоСклада.

Настройки ЕГАИС в МоемСкладе

Добавляем в «Товары и услуги» алкогольный напиток. Название, цену и другие данные указываем как обычно. Дополнительные параметры, которые учитывают специфику бутылочного пива и слабоалкогольных напитков, находятся в блоке «Особенности учета»:

• фасовка — выбираем вариант «Штучная»;

  

• тип учета — «Алкогольный товар»;

  

• код ЕГАИС — это уникальный номер в системе ЕГАИС, присвоенный линейке производимых и ввозимых товаров для конкретной компании. У разных импортеров одной марки коды ЕГАИС уникальные.

После выбора варианта «Алкогольный товар» ниже появится блок «Коды ЕГАИС» и кнопка добавления кода.

На практике кодов может быть сколько угодно, но в акт списания по умолчанию подгружается первый из списка тех, что вы добавите.

Убираем галочку «Содержит акцизную марку», если это пиво или слабоалкогольный напиток.

Далее показываем, как вести отчетность ЕГАИС.

Как отправить акт списания

Заходим в раздел «Розница». Здесь будет реестр со всеми актами списания. Каждому присвоен один из статусов: принят, проведен, не отправлен, ожидает проверки, ошибка ЕГАИС.

Чтобы создать акт списания:

• нажимаем «+ Акт списания»;

• в документ добавляем товарные позиции из справочника, по которым нужно отправить акт;

• указываем количество к списанию;

• в блоке «Остатки ЕГАИС» нажимаем «Обновить остатки»;

  

• сохраняем.

Обновление остатков может занять до 20 минут. Очень важно дождаться обработки запроса в ЕГАИС и сравнить данные по остаткам. Это дает возможность пользователю самому контролировать актуальность остатков и не попасть на штрафы из-за расхождений.

После этого акт можно отправить в систему через УТМ. Чтобы это сделать, вернитесь в раздел «Отчетность ЕГАИС» и нажмите кнопку «Проверить ЕГАИС»:

Далее откройте акт (статус на данный момент — «Не отправлен») и нажмите «Отправить акт в ЕГАИС»:

Если кнопка неактивна, попробуйте через некоторое время.

Когда акт отправлен в ЕГАИС, его статус меняется на «Ожидает ЕГАИС», а затем — «Принят». В этот момент запрос по остаткам автоматически отправляется в УТМ, затем — на обработку в ЕГАИС.

По итогам проверки вы получите квитанцию по отправленному акту, в которой указано, принят он или нет, а также актуальная информация об остатках.

Если акт списания успешно проведен в системе, он получает соответствующий статус. Внутри самого документа появляется такая пометка:

Также по каждому проведенному акту будет отображаться дата последнего обновления остатков.

Если акт не проведен в ЕГАИС, он получает статус «Ошибка ЕГАИС». В этом случае можно открыть акт, исправить ошибки и отправить на проверку повторно.

Сколько стоит подключение ЕГАИС

Сумма зависит от нескольких факторов: где вы будете приобретать оборудование для ЕГАИС, будете вы брать готовое решение в комплекте вместе с ПО или искать всё по отдельности, сколько у вас торговых точек и т.д.

Если собираете сами, вот примерные затраты:

• крипто-ключ Рутокен — около 3 000 рублей;
• сертификат КЭП — около 2 000 рублей;
• УТМ — бесплатно, если скачиваете и сами ставите на свой компьютер;
• учетная система, а также ПО для кассы — цены зависят от того, какие системы вы выберете, приобретаете отдельно программы или возьмете их комплектом;
• 2D-сканер — от 5 500 рублей, в зависимости от модели и бренда;
• Фискальный регистратор с функцией печати QR-кодов — от 18 500 рублей, в зависимости от модели и бренда.

Готовые решения (не включают крипто-ключ и КЭП):

• смарт-терминал Эвотор, комплект «Стандарт Плюс ФН» — от 37 000 рублей;
• смарт-терминал Эвотор, комплект «Алко ФН» — от 46 000 рублей.

Главное — выбирайте оборудование, которое входит в государственный реестр контрольно-кассовой техники.

Ответы на вопросы

К МоемуСкладу можно бесплатно подключить ЕГАИС для торговли пивом и слабоалкогольными напитками. В нашем учебном центре есть бесплатный курс — как работать с ЕГАИС. Вы узнаете о правилах продажи слабоалкогольных напитков, а также — как вести учет таких товаров, принимать их по товарно-транспортной накладной, оформлять продажу в кассовом приложении, отправлять в ЕГАИС акты списания.

Курс можно пройти за 4 часа. Зарегистрируйтесь сами или отправьте сотрудников — после обучения выдаем сертификат.